Chat Zalo
Phần mềm quản lý trung tâm gia sư Gia Sư CRM
Tiếp nhận phụ huynh, tìm và giao lớp cho gia sư, thu phí nhận lớp, theo dõi công nợ, tính hoa hồng CTV và bảng lương trên một hệ thống. Chạy trên trình duyệt, không cần cài đặt.
Phần mềm quản lý trung tâm gia sư là gì?
Phần mềm quản lý trung tâm gia sư là hệ thống giúp trung tâm ghi nhận nhu cầu của phụ huynh, tìm và giao lớp cho gia sư, thu phí nhận lớp, theo dõi công nợ và tính hoa hồng cho cộng tác viên ở cùng một nơi, thay cho file Excel và tin nhắn rời rạc.
Gia Sư CRM là phần mềm Hozitech xây dựng riêng cho mô hình trung tâm gia sư: mỗi nhu cầu của phụ huynh là một lớp (lead), đi qua các trạng thái Lead mới → Đang tìm gia sư → Đã giao, chờ thanh toán → Hoàn tất. Mọi khoản thu, chi phát sinh từ lớp tự ghi vào sổ quỹ; hoa hồng của người mang khách, chốt lớp, giao lớp, chăm sóc tự tính theo số tiền thực thu và đưa vào bảng lương.
Phần mềm chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại. Mỗi trung tâm dùng một hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng, cài trên tên miền của trung tâm.
Bài toán của trung tâm
Trung tâm gia sư đang mất thời gian ở đâu?
Càng nhiều lớp, quản lý bằng Excel và nhóm chat càng dễ sót.
Lead bị bỏ sót
Phụ huynh gọi đến, nhân viên ghi vào sổ hoặc Zalo, không ai biết lớp nào đã quá nhiều ngày chưa có gia sư.
Công nợ gia sư khó theo dõi
Phí nhận lớp thu nhiều đợt, có cọc, có học thử, có hoàn phí. Đối chiếu bằng tay rất dễ lệch.
Hoa hồng CTV tính tay
Mỗi lớp có người mang khách, người chốt, người giao lớp. Cuối tháng tính lại từ đầu, lại thêm truy thu khi hoàn phí.
Tính năng chính
Một hệ thống cho toàn bộ nghiệp vụ trung tâm
Từ cuộc gọi đầu tiên của phụ huynh đến phiếu lương của cộng tác viên.
Bảng điều khiển
Nắm tình hình trung tâm trong một màn hình
Mở phần mềm là thấy số liệu cần quan tâm: phí đã thu trong tháng, công nợ gia sư, số lớp giao được, lead mới chưa gọi, lớp đang tìm gia sư, thu chi và số dư quỹ.
Danh sách lead quá hạn chưa có gia sư hiện ngay trên bảng điều khiển để người phụ trách xử lý trước.
- Biểu đồ phí 12 tháng và phễu lớp Từ tiếp nhận đến đã giao, thu đủ phí
- Hoa hồng chờ vào lương Biết trước khoản phải chi cho CTV
Lead & lớp học
Tạo lead ngay khi đang nghe máy
Gõ số điện thoại, phần mềm nhận ra khách cũ (cả số dự phòng) và điền sẵn tên, khu vực, lớp trước. Chọn môn, cấp lớp, lịch rảnh, khung giờ, học phí theo buổi, tuần hoặc tháng; phí nhận lớp tự điền theo môn.
Mỗi lớp có tab Tương tác (gọi, nhắn, ghi âm ngay trên trình duyệt) và tab Hoạt động tự ghi ai sửa gì, lúc nào.
- Bài đăng tuyển một chạm Sao chép đăng Facebook, Zalo, không lộ thông tin phụ huynh
- Nhắc và tự hủy lead quá hạn Theo số ngày trung tâm cài đặt
- Đặt lại lớp cho khách cũ Cấp lớp tự lên theo năm học
Hồ sơ gia sư
Hồ sơ gia sư và gợi ý gia sư phù hợp
Hồ sơ gồm môn dạy, lớp dạy, khu vực nhận dạy (tại nhà hoặc online), giới tính, đối tượng, tài liệu như CV, thẻ sinh viên, bằng cấp lưu riêng tư. Trạng thái Chờ xác minh, Hoạt động, Tạm khóa, Danh sách đen.
Ở mỗi lớp, phần mềm gợi ý gia sư đang hoạt động dạy đủ môn, đúng cấp lớp, cùng khu vực, kèm điểm phù hợp theo yêu cầu phụ huynh và lịch sử nhận lớp.
- Quản lý ứng viên của từng lớp Mới, chọn lọc, đã gửi phụ huynh, được chọn
- Dữ liệu nhạy cảm có phân quyền CCCD, tài khoản ngân hàng chỉ người được phép mới xem
Giao lớp
Giao lớp nhanh ngay trên danh sách
Hộp thoại Giao lớp nhanh: chọn gia sư từ ứng viên, gợi ý hoặc tạo gia sư mới, chọn điều khoản thu (thu trước 100%, 50%, cọc hoặc cho nợ), học thử, buổi dạy đầu tiên. Bấm Giao lớp là có lần giao, các đợt thu và hoa hồng dự kiến.
Đổi gia sư trong thời gian bảo hành, lớp tự quay về trạng thái tìm lại gia sư.
- Học phí tháng và phí nhận lớp tự tính Theo % hoặc số tiền cố định
- In phiếu nhận lớp Thông tin lớp, phí, chính sách hoàn phí, cam kết của gia sư
Thu phí & công nợ
Thu phí nhận lớp, theo dõi công nợ theo tuổi nợ
Mỗi đợt thu có hạn, trạng thái và tuổi nợ: chưa đến hạn, quá hạn 1–7, 8–30, trên 30 ngày. Hộp thoại thu phí hiện mã VietQR kèm nội dung chuyển khoản theo mã lớp để gia sư quét.
Thu dư được chuyển vào số dư bảo lưu của gia sư; hoàn phí tính theo chính sách của trung tâm, qua bước duyệt, chi và tự truy thu hoa hồng tương ứng.
- Nhắc hạn thu phí mỗi sáng Thông báo cho người phụ trách lớp
- Hủy lần thu nhầm có lý do Phiếu thu được đảo, số liệu tự tính lại
Sổ quỹ
Sổ quỹ, khóa sổ và kết quả kinh doanh
Mọi phiếu thu, phiếu chi (thu phí, hoàn phí, lương, tạm ứng, chi phí định kỳ) tự ghi vào sổ quỹ theo tài khoản tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử. Phiếu tự động không sửa tay được; muốn hủy thì đảo bút toán.
Khóa sổ theo tháng để số liệu đã chốt không bị thay đổi. Báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng, quý, năm, so sánh kỳ trước.
- Chi phí định kỳ tự ghi Tiền thuê, phần mềm, quảng cáo
- Xuất CSV mở bằng Excel Sổ quỹ, kết quả kinh doanh
Hoa hồng & lương
Hoa hồng CTV và bảng lương tự tính
Quy tắc hoa hồng theo vai trò: chốt khách về, sale chốt lớp, giao lớp, chăm sóc lớp; tính theo số tiền cố định, % học phí tháng hoặc % tiền thu. Hoa hồng ghi nhận theo tiền thực thu, hoàn phí thì tự truy thu.
Kỳ lương gồm lương cứng theo ngày công, hoa hồng, phụ cấp, tạm ứng, bảo hiểm và thuế TNCN; duyệt rồi chi là có phiếu chi trong sổ quỹ.
- Nhân viên full-time, part-time, cộng tác viên Mỗi loại một cách tính thuế
- Xuất bảng lương Excel, phiếu lương PDF Chi tiết hoa hồng theo từng mã lớp
Báo cáo & thuế
Báo cáo hiệu quả kênh và ước tính thuế
Báo cáo gia sư cho biết phễu lớp trong kỳ, hiệu quả từng kênh nguồn (lớp giao được, phí thu, chi quảng cáo, chi phí mỗi lớp), tỷ lệ khách quay lại, lý do hủy và công nợ theo tuổi nợ.
Trang Thuế & sổ sách ước tính thuế theo quý cho hộ kinh doanh, cá nhân hoặc doanh nghiệp và xuất sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ quỹ, bảng kê TNCN để kế toán đối chiếu.
- Top môn học, top khu vực Biết nên tập trung tuyển gia sư ở đâu
- Tham số thuế cấu hình được Kế toán xác nhận trước khi kê khai
Bảo mật & mở rộng
Những thứ trung tâm thường cần thêm
Phân quyền theo vai trò
Quản lý, sale, tuyển gia sư, kế toán mỗi người một quyền. Sale chỉ thấy khách mình phụ trách; số điện thoại phụ huynh che 4 số cuối trên danh sách.
Xác thực hai lớp (2FA)
Đăng nhập bằng mật khẩu và mã từ ứng dụng Google Authenticator, Microsoft Authenticator; có mã khôi phục, có thể bắt buộc cho mọi tài khoản.
Hiện lớp mới lên website
API công khai chỉ đọc trả danh sách lớp cần gia sư, lọc theo môn, cấp lớp, khu vực, không chứa tên, số điện thoại, địa chỉ phụ huynh.
Chăm sóc khách & ghi âm
Nhật ký gọi, Zalo, Messenger, ghi âm cuộc gọi trên trình duyệt hoặc tải file lên. Nghe ghi âm của người khác cần quyền riêng và được ghi lại.
Địa giới hành chính mới
34 tỉnh, thành và phường, xã sau sáp nhập từ 1/7/2025. Vẫn chọn được theo địa giới cũ, phần mềm tự quy đổi sang địa giới mới.
Xuất Excel, CSV
Bảng lương, phiếu lương, sổ quỹ, sổ hoa hồng, báo cáo kinh doanh, sổ sách thuế xuất ra file để lưu trữ hoặc gửi kế toán.
Vì sao chọn Gia Sư CRM
Làm theo nghiệp vụ gia sư, không phải CRM chung chung
Đúng quy trình trung tâm
Lead, ứng viên, giao lớp, phí nhận lớp, học thử, bảo hành đổi gia sư, hoàn phí đều có sẵn.
Số liệu liên thông
Thu một khoản phí là sổ quỹ, công nợ, hoa hồng và báo cáo cùng cập nhật, không nhập lại.
Dữ liệu của riêng bạn
Mỗi trung tâm một hệ thống, một cơ sở dữ liệu, cài trên tên miền của trung tâm.
Tùy chỉnh được
Bật, tắt từng phân hệ; Hozitech phát triển thêm tính năng theo quy trình riêng của trung tâm.
Quy trình triển khai
Đưa Gia Sư CRM vào vận hành 5 bước
Hozitech đồng hành từ khảo sát đến khi nhân viên tự dùng được.
-
Khảo sát
Tìm hiểu quy trình nhận lớp, cách thu phí, chính sách hoàn phí và cách chia hoa hồng hiện tại.
-
Cấu hình
Cài hệ thống trên tên miền riêng; thiết lập môn học, phí mặc định, quy tắc hoa hồng, vai trò và quyền.
-
Nhập dữ liệu cũ
Chuyển danh sách phụ huynh, gia sư, lớp đang dạy từ Excel hoặc phần mềm cũ theo phạm vi đã thống nhất.
-
Đào tạo
Hướng dẫn quản lý, sale, tuyển gia sư, kế toán dùng đúng phần việc của mình; bàn giao tài liệu hướng dẫn.
-
Bàn giao & bảo hành
Chạy thật, theo dõi và hỗ trợ trong thời gian bảo hành ghi trong hợp đồng.
Bảng giá
Chi phí phần mềm quản lý trung tâm gia sư
Giá phụ thuộc phân hệ cần dùng, khối lượng dữ liệu cần chuyển và phần tùy chỉnh. Hozitech báo giá sau buổi khảo sát.
Vuốt ngang để xem 3 gói
Báo giá theo nhu cầu thực tế, ghi rõ phạm vi triển khai và bảo hành.
Triển khai, bàn giao & hỗ trợ
- Hệ thống riêng cho trung tâm: cài trên máy chủ và tên miền của trung tâm. Chưa có máy chủ, Hozitech tư vấn hosting và tên miền phù hợp.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt cho từng màn hình, từng vai trò.
- Tham số thuế, bảo hiểm cấu hình được: thuế suất, ngưỡng khấu trừ, giảm trừ gia cảnh sửa trong phần Cài đặt, không cần lập trình. Nên nhờ kế toán xác nhận trước khi dùng số liệu để kê khai.
- Kết nối website: website của trung tâm lấy danh sách lớp mới qua API. Chưa có website, xem dịch vụ thiết kế website của Hozitech.
Xem cách Hozitech xây dựng sản phẩm này ở dự án Gia Sư CRM. Cần phần mềm quản lý cho ngành khác: tham khảo phát triển phần mềm theo yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về phần mềm quản lý trung tâm gia sư
Chi phí, dữ liệu, bảo mật và cách triển khai.
Xem demo Gia Sư CRM
Cho Hozitech biết quy mô trung tâm và cách bạn đang quản lý lớp, thu phí. Chúng tôi demo trên dữ liệu mẫu và gửi báo giá theo đúng nhu cầu.
- Demo trực tuyến miễn phí
- Báo giá theo đúng nhu cầu
- Thông tin được bảo mật