Phần mềm quản lý trung tâm gia sư Gia Sư CRM

Tổng quan dự án

Gia Sư CRM là phần mềm quản lý trung tâm gia sư do Hozitech thiết kế và phát triển. Hệ thống gom toàn bộ nghiệp vụ của một trung tâm gia sư vào một nơi: tiếp nhận nhu cầu của phụ huynh, tìm và giao lớp cho gia sư, thu phí nhận lớp, theo dõi công nợ, ghi sổ quỹ, tính hoa hồng cộng tác viên, lập bảng lương và ước tính thuế.

Dự án được xây dựng lại từ một hệ thống quản lý cũ đang vận hành thực tế, kèm công cụ chuyển toàn bộ dữ liệu cũ sang hệ thống mới, giữ nguyên mã lớp và lịch sử thu phí để trung tâm không bị gián đoạn công việc. Sau đó Hozitech đóng gói thành sản phẩm để triển khai cho các trung tâm gia sư khác.

Bài toán của trung tâm gia sư

Trung tâm gia sư là mô hình trung gian: nhận nhu cầu từ phụ huynh, tìm gia sư phù hợp, giao lớp và thu một khoản phí nhận lớp từ gia sư. Nghe đơn giản, nhưng khi số lớp tăng lên, quản lý bằng Excel và nhóm chat bắt đầu lộ nhiều điểm yếu.

Lead đến từ nhiều kênh, dễ bị bỏ sót

Phụ huynh gọi điện, nhắn Zalo, Facebook. Mỗi nhân viên ghi một kiểu, không ai biết lớp nào đã quá nhiều ngày mà chưa có gia sư, cũng khó nhận ra khách cũ quay lại.

Phí nhận lớp thu nhiều đợt, có hoàn phí

Một lớp có thể thu trước 50%, phần còn lại sau buổi thứ 4; có học thử, có cọc, có đổi gia sư trong thời gian bảo hành, có hoàn phí theo số buổi đã dạy. Công nợ của hàng trăm gia sư đối chiếu bằng tay rất dễ sai.

Hoa hồng nhiều vai trò

Mỗi lớp có người mang khách về, người chốt lớp, người giao lớp, người chăm sóc. Mỗi người một mức hoa hồng, chỉ nên tính trên tiền thực thu, và phải truy thu khi lớp hoàn phí. Cuối tháng, kế toán mất nhiều ngày để ra bảng lương.

Giải pháp Hozitech triển khai

Thay vì dùng một CRM chung rồi chỉnh sửa, Hozitech thiết kế dữ liệu theo đúng cách trung tâm gia sư vận hành: mỗi nhu cầu của phụ huynh là một lớp, đi qua các trạng thái Lead mới, Đang tìm gia sư, Đã giao chờ thanh toán, Hoàn tất (ngoài ra có Hủy và Tìm lại gia sư). Trạng thái tự đổi theo lần giao lớp và số tiền đã thu, nhân viên không phải cập nhật tay.

Mọi khoản tiền đi qua một sổ cái duy nhất. Thu phí, hoàn phí, chi lương, tạm ứng, chi phí định kỳ đều tạo phiếu thu, phiếu chi trong sổ quỹ; phiếu tự động không sửa được, muốn hủy phải đảo bút toán; tháng đã khóa sổ thì không ghi thêm được. Nhờ vậy số liệu công nợ, sổ quỹ, hoa hồng và báo cáo luôn khớp nhau.

Tính năng chính

Leads và lớp học

Nhân viên tạo lead ngay khi đang nghe máy: gõ số điện thoại, hệ thống nhận ra khách cũ và điền sẵn thông tin. Chọn môn, cấp lớp, lịch rảnh, khung giờ, học phí; phí nhận lớp tự điền theo môn. Mỗi lớp có bài đăng tuyển sao chép một chạm để đăng Facebook, Zalo, không bao giờ chứa tên, số điện thoại, địa chỉ của phụ huynh.

Hồ sơ gia sư và gợi ý gia sư phù hợp

Hồ sơ gia sư gồm môn dạy, lớp dạy, khu vực nhận dạy tại nhà hoặc online, tài liệu lưu riêng tư. Ở mỗi lớp, hệ thống gợi ý gia sư dạy đủ môn, đúng cấp lớp, cùng khu vực, chấm điểm theo yêu cầu của phụ huynh và lịch sử nhận lớp.

Giao lớp nhanh

Hộp thoại Giao lớp nhanh mở ngay trên danh sách: chọn gia sư, điều khoản thu (thu trước 100%, 50%, cọc hoặc cho nợ), học thử, buổi dạy đầu tiên. Một lần bấm tạo ra lần giao lớp, các đợt thu và hoa hồng dự kiến của từng người liên quan.

Thu phí, công nợ và hoàn phí

Công nợ hiển thị theo tuổi nợ. Khi thu phí, hệ thống hiện mã VietQR kèm nội dung chuyển khoản theo mã lớp. Thu dư chuyển vào số dư bảo lưu của gia sư; hoàn phí tính theo chính sách của trung tâm, qua bước duyệt và chi, đồng thời tự truy thu hoa hồng theo tỷ lệ tiền hoàn.

Sổ quỹ và kết quả kinh doanh

Sổ quỹ theo từng tài khoản tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử; khóa sổ theo tháng; báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng, quý, năm có so sánh kỳ trước và xuất CSV.

Hoa hồng cộng tác viên và bảng lương

Quy tắc hoa hồng dùng chung, gán cho từng người kèm ngày áp dụng. Kỳ lương tự tổng hợp lương cứng theo ngày công, hoa hồng đã ghi nhận, phụ cấp, tạm ứng, bảo hiểm và thuế TNCN (lũy tiến cho nhân viên, khấu trừ 10% cho cộng tác viên khi đủ ngưỡng). Bảng lương xuất Excel, phiếu lương xuất PDF.

Báo cáo và thuế

Báo cáo gia sư cho thấy phễu lớp, hiệu quả từng kênh nguồn so với chi phí quảng cáo, tỷ lệ khách quay lại, lý do hủy. Trang Thuế & sổ sách ước tính thuế theo quý và xuất các sổ, bảng kê để kế toán đối chiếu.

Bảo mật và kết nối website

Phân quyền theo vai trò (quản lý, sale, tuyển gia sư, kế toán), nhân viên chỉ thấy khách mình phụ trách nếu không có quyền xem tất cả; xác thực hai lớp khi đăng nhập; ghi âm cuộc gọi lưu riêng tư và ghi lại mỗi lần nghe. Website của trung tâm lấy danh sách lớp mới qua API công khai chỉ đọc, không chứa thông tin phụ huynh. Địa chỉ dùng bộ đơn vị hành chính mới 34 tỉnh, thành và vẫn chọn được theo địa giới cũ.

Công nghệ sử dụng

• Laravel 12, PHP 8.2 cho phần xử lý nghiệp vụ, chia thành các phân hệ độc lập: chăm sóc khách, tài chính, nhân sự và hoa hồng, lớp và gia sư, thuế.
• Vue 3 với Inertia và TypeScript cho giao diện quản trị, dùng được trên máy tính và điện thoại.
• MySQL lưu dữ liệu; mọi số tiền lưu dạng số nguyên VND để không lệch khi cộng dồn.
• Tác vụ định kỳ (nhắc hạn thu phí, ghi chi phí định kỳ, tự hủy lead quá hạn) chạy bằng lịch hệ thống; thông báo, email chạy qua hàng đợi.

Kết quả bàn giao

• Hệ thống hoàn chỉnh gồm 6 phân hệ nghiệp vụ, bật tắt được từng phân hệ theo nhu cầu của trung tâm.
• Công cụ chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ, tự đối soát dữ liệu cũ và mới sau khi nhập; lần chạy thử khớp 100%.
• Hơn 200 bài kiểm thử tự động cho các luồng tiền, phân quyền và bảo mật, chạy lại mỗi lần cập nhật.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng tiếng Việt cho từng màn hình và gợi ý phân quyền theo vị trí.

Trung tâm gia sư của bạn cần một hệ thống tương tự? Xem chi tiết tính năng ở trang phần mềm quản lý trung tâm gia sư hoặc liên hệ Hozitech để đăng ký demo và nhận báo giá.