Chat Zalo
Nội dung bài viết
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ giúp cửa hàng tính tiền, in hóa đơn, theo dõi tồn kho, đơn hàng, công nợ và doanh thu trên máy tính hoặc điện thoại, thay cho sổ sách và bảng tính. Phần lớn được cho thuê theo tháng hoặc năm. Phần mềm khác website bán hàng: một bên phục vụ người bán vận hành, một bên giúp khách tìm và đặt hàng.
Bài viết giải thích các loại phần mềm quản lý bán hàng, tính năng cần có, cách chọn cho cửa hàng nhỏ và khi nào nên kết hợp với một website bán hàng riêng.
Phần mềm quản lý bán hàng làm được gì?
Với một cửa hàng bán lẻ, các việc lặp lại mỗi ngày là tính tiền, nhập hàng, kiểm kho và tổng kết doanh thu. Phần mềm quản lý bán hàng gom các việc đó về một nơi:
- Bán hàng tại quầy: quét mã vạch, tính tiền, in hóa đơn, nhận thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, quét mã QR.
- Quản lý kho: nhập hàng, xuất hàng, tồn kho theo từng mặt hàng, cảnh báo sắp hết.
- Quản lý đơn hàng: đơn tại quầy, đơn qua điện thoại, mạng xã hội, đơn giao hàng.
- Khách hàng và công nợ: lịch sử mua, tích điểm, khoản khách còn nợ, khoản nợ nhà cung cấp.
- Báo cáo: doanh thu theo ngày, mặt hàng bán chạy, lãi lỗ, hiệu quả từng nhân viên.
Các loại phần mềm quản lý bán hàng
Theo cách triển khai
- Phần mềm thuê bao trên nền tảng đám mây: đăng ký tài khoản, dùng trên trình duyệt hoặc ứng dụng điện thoại, trả phí định kỳ. Đây là dạng nhiều cửa hàng nhỏ đang dùng (ví dụ các phần mềm như KiotViet, Sapo, POS365).
- Phần mềm cài đặt trên máy: mua bản quyền một lần, dữ liệu nằm trên máy tính của cửa hàng; ít phổ biến hơn vì khó xem từ xa và khó sao lưu.
- Phần mềm làm riêng theo nghiệp vụ: dành cho doanh nghiệp có quy trình đặc thù (nhiều kho, nhiều chi nhánh, chính sách giá phức tạp) mà phần mềm có sẵn không đáp ứng.
Theo ngành hàng
Nhiều nhà cung cấp có bản riêng cho từng ngành: bán lẻ (tạp hóa, thời trang, mỹ phẩm, điện thoại), ăn uống (gọi món, quản lý bàn, in phiếu bếp), dịch vụ (spa, salon có lịch hẹn). Chọn đúng bản ngành giúp đỡ phải "chế" quy trình.
Cách chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ
Thay vì tìm "phần mềm tốt nhất", hãy tìm phần mềm hợp với cách cửa hàng của bạn đang bán. Các tiêu chí nên kiểm tra khi dùng thử:
- Đúng ngành hàng: có quản lý biến thể (màu, size) nếu bán thời trang; quản lý bàn, phiếu bếp nếu bán đồ ăn uống; hạn sử dụng, lô hàng nếu bán thực phẩm, mỹ phẩm.
- Dễ dùng với nhân viên: cho nhân viên bán thử một buổi; phần mềm khó dùng sẽ bị bỏ dở.
- Chi phí thực tế theo năm: phí theo số chi nhánh, số người dùng, các tính năng tính thêm; giá khi gia hạn.
- Thiết bị đi kèm: máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo tiền có tương thích không.
- Kết nối kênh online: có đồng bộ đơn và tồn kho với kênh bán online bạn đang dùng hoặc sẽ dùng không.
- Xuất dữ liệu: có xuất được danh sách hàng hóa, khách hàng, đơn hàng ra file khi muốn chuyển sang phần mềm khác không.
- Hỗ trợ: giờ hỗ trợ, kênh liên hệ, có hướng dẫn tiếng Việt đầy đủ.
Hầu hết phần mềm thuê bao cho dùng thử miễn phí. Hãy nhập thử 20–30 mặt hàng thật và bán thử vài ngày trước khi trả phí năm.
Phần mềm quản lý bán hàng hay website bán hàng?
Đây là câu hỏi thường gặp nhất khi cửa hàng bắt đầu bán online, và câu trả lời thường là "tùy giai đoạn":
- Chỉ bán tại cửa hàng: phần mềm quản lý bán hàng là đủ.
- Bán tại cửa hàng và qua mạng xã hội: phần mềm để quản lý đơn, kho; mạng xã hội để tiếp cận khách.
- Muốn khách tự tìm thấy trên Google và đặt hàng không cần nhắn tin: cần thêm website bán hàng riêng, có danh mục, giỏ hàng, thanh toán và trang quản trị đơn hàng.
- Bán chủ yếu online, ít hàng: một website bán hàng có quản lý đơn, tồn kho và mã giảm giá có thể thay phần lớn việc của phần mềm, giảm một khoản phí thuê bao.
Điểm khác biệt quan trọng: phần mềm thuê bao nằm trên hệ thống của nhà cung cấp, còn website làm riêng thì doanh nghiệp sở hữu mã nguồn và dữ liệu, giao diện theo thương hiệu. Nhiều cửa hàng dùng cả hai: phần mềm ở quầy, website cho khách online.
Kinh nghiệm từ Hozitech
Khi khách hàng là cửa hàng nhờ tư vấn, Hozitech thường hỏi trước: bao nhiêu phần trăm đơn đến từ online, bao nhiêu mặt hàng, có mấy kho. Nếu đơn online còn ít, nên dùng phần mềm thuê bao trước và làm website sau. Nếu đơn online đã chiếm phần lớn, một website bán hàng có quản lý đơn và tồn kho sẽ giúp chủ động hơn. Khi website cần nhận dữ liệu từ phần mềm đang dùng, Hozitech khảo sát khả năng kết nối của phần mềm đó trước khi báo giá, vì không phải nhà cung cấp nào cũng cho kết nối.
Với doanh nghiệp có quy trình riêng mà phần mềm có sẵn không đáp ứng, có thể cân nhắc phần mềm, ứng dụng làm theo yêu cầu. Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu bán hàng online, bài thương mại điện tử là gì giải thích các hình thức phổ biến.
Tóm lại: chọn công cụ theo cách bạn bán
Phần mềm quản lý bán hàng giúp vận hành gọn hơn; website bán hàng giúp khách tìm thấy và đặt hàng. Hãy bắt đầu từ việc đang tốn thời gian nhất của cửa hàng. Nếu đó là nhận đơn online, xem chi phí các gói tại bảng giá thiết kế website hoặc để lại thông tin để Hozitech tư vấn.
Về tác giả
Nhân viên Marketing
Tôi là Ly, hiện là nhân viên Marketing tại Hozitech, với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực SEO & Inbound Marketing, tôi đã chia sẻ rất nhiều kiến thức bổ ích và thúc đẩy doanh số của mảng Dịch vụ SEO và Đào tạo SEO. Tôi hy vọng kiến thức tôi chia sẻ mang lại giá trị hữu ích thúc đẩy chiến dịch SEO & Marketing của doanh nghiệp bạn.
Câu hỏi thường gặp
